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快速查找輕鬆刪除excel不需要的數據

由於重複輸入或粘貼等原因,Excel2007工作表往往存在重複的數據或記錄。如果工作表的規模比較大,手工查找和刪除重複數據很難做到“完全徹底”。不過這個問題對Excel2007來說則是“小菜一碟”,因為它的幾個新功能可以輕鬆解決這類問題。

1、標識重複數據

打開工作表,選中可能存在重複數據或記錄的區域。單擊“開始”選項卡中的“條件格式”打開菜單,在“突出顯示單元格規則”子菜單下選擇“重複值”,打開對話框。在左邊的下拉列表中選擇“重複”,在“設置為”下拉列表中選擇需要設置的格式(例如“綠填充色深綠色文本”),就可以在選中區域看到標識重複值的效果,單擊“確定”按鈕正式應用這種效果。


圖1

2、篩選重複數據

如果需要進一步識別並刪除重複數據,可以根據上面的標識結果將數據篩選出來:選中按上述方法標識了重複數據的待篩選區域,單擊“數據”選項卡中的“篩選”按鈕,使篩選區域首行的各單元格顯示下拉按鈕。接著單擊某個下拉按鈕打開菜單,選擇“按顏色篩選”子菜單中的“按字體顏色排序”,即可將存在重複數據或記錄的行篩選出來,這時就可以查看並手工刪除重複數據了。

3.自動刪除重複數據

Excel2007提供了名為“刪除重複項”的功能,它可以快速刪除工作表中的重複數據,具體操作方法是:選中可能存在重複數據或記錄的區域,單擊“數據”選項卡中的“刪除重複項”按鈕,打開如圖2所示對話框。如果需要保留若干完全相同記錄中的一條,然後將剩餘的相同記錄全部刪除,必須將列標題全部選中,點擊“確定”後,會彈出對話框顯示刪除結果。


圖2

如果記錄中有一列(或幾列)存在相同數據,想保留一條記錄並刪除剩餘記錄,請將這些列標題(例如“地址”)或列標(例如“E”)選中,“確定”後就會保留一條記錄並將多餘的全部刪除。

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