使用Microsoft Office的人，有時候會不希望別人看到自己文件的內容，因此就希望能為Office文件加上密碼。但在Office 2O00之前的版本，卻僅能保護文件不被修改，無法防止其他人開啟。

還 好Office XP之後的版本，不論是Word、Excel或Power point都已經可對文件加上密碼，讓其他人無法輕易修改、編輯，而且設定方法都一樣，有了密碼鎖定後，開啟文件前便會跳出詢問密碼訊息，以後就比較不會 發生文件被胡亂修改或者有人故意惡搞的狀況。以下，我們就以Word為示範說明。

方法一：

STEP1：當我們在編輯Word文件時，依序按下「工具」/「保護文件」。

NOTE：僅有Office XP/2003版本才支援保護文件功能。

STEP2：接著右邊會出現一個「保護文件」的功能窗格，先勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」這個項目，然後在下拉選單中點選「不允許修改(唯讀)」，將文件完全封鎖住，禁止修改、編輯。

STEP3：設定好之後，直接在「是，開始強制保護」按鈕上按一下滑鼠左鍵，將這份Word文件強制封鎖起來。

STEP4：此時會出現一個「開始強制保護」對話盒，直接在對話盒中輸入兩次同樣的密碼，以後，必須知道密碼的人才可解除文件保護功能，除非用密碼解開文件保護功能，否則任何人都只能瀏覽、列印，不能編輯、修改文件內容。

STEP5：此時，當我們要編輯已經受到保護的文件時，右邊的功能窗格會出現「這份文件受到密碼保護，特別限制已生效」等訊息，此時我們也僅能瀏覽、列印等，Word工具列上方的各種編輯功能、選項等，完全都無法執行。

STEP6：當你要解除文件保護、繼續編輯文件內容時，可以按一下右下角的「停止保護」按鈕，出現「解除文件保護」對話盒後，直接在對話盒中輸入之前設定的密碼，輸入完畢後，再按下「確定」。

STEP7：輸入正確密碼後，原本受到保護的文件，又可像之前一樣繼續編輯了。這個好用的文件保護功能可以很方便的幫我們控管文件的內文，不會在文件傳輸的過程中遭到案中修改，連文件的格式、字型樣式等等，都可以完好如初的維持原樣。

方法二：

STEP1：開啟Word程式，並打開欲加密碼的Word檔案。

STEP2：按一下下拉式功能表的「工具」/「選項」。

STEP3：點選「安全性」活頁標籤，找到「這份文件加密選項」。

STEP4：在「保護密碼」裡，輸入密碼再按下「確定」按鈕。

STEP5：對話盒會再要求你輸入一次密碼，最後按下「確定」即可。

NOTE： 特別提醒你無論什麼檔案，做了再嚴謹的防護措施，只要是寄出去給對方，就有可能藉由其他方法被複製或是修改。