如果你是個不善於整理的人，常常因為將檔案隨便亂存放，導致每次要使用的時候，都需要絞盡腦汁，才能想出所需的文件儲存在什麼地方。

其實要想讓日後不傷腦筋，最好的方法莫過於妥善的規劃，將檔案分門別類的整理好歸檔，並且將每一個檔案取一個容易理解的檔名，在存檔的時候花一點小時間進行這樣的處理，當日後尋找檔案的時候，你會覺得很值得的。

其實Word內建的文件預覽功能就能夠讓我們預覽各種檔案內容，讓你不用將文件一一開啟，也能預先知道檔案的內容，這個功能非常好用，只是平常都被我們忽略了而已。現在，就教你怎麼將這個功能啟動。

STEP1：如果要開啟一個已經存在的檔案，請在開啟Word後先按出「檔案」選單，然後點選其中的「開啟舊檔」。

STEP2：接著就會出現「開啟舊檔」視窗，預設的是利用大圖示瀏覽檔案，你只會看到文件的圖示以及檔名，看不出內容。此時只要按出「工具」左邊的下拉按鈕，然後在選單中的「預覽」上按一下滑鼠左鍵。

STEP3：經過這樣的設定後，你就可以看到對話框切割成左右兩半，左邊你點選了什麼文件，在右邊就會預覽這個文件開頭的文件內容，從此再也不用擔心選錯檔案了！